🤖 Informacja: Treść tego artykułu oraz wykorzystane w nim zdjęcia i grafiki zostały wygenerowane lub przygotowane z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI).
Codziennie piszesz maile: „Dziękujemy za zapytanie, przygotujemy ofertę w ciągu 2 dni roboczych", „Potwierdzamy zamówienie na 50 palet, dostawa w środę", „W sprawie reklamacji - sprawdzamy i odzywamy się jutro". Każdy z osobna zajmuje 3-5 minut. W skali tygodnia: godzina. Jest na to sposób.
Czas czytania: 2 minuty
Działa z: ChatGPT, Claude, Gemini
Problem
Masz 5-10 maili dziennie które wymagają podobnej odpowiedzi. Każdy piszesz od nowa, bo każdy klient jest inny. Efekt: pół godziny dziennie na maile które mogłyby zająć 5 minut. I zawsze zastanawiasz się „jak to ująć, żeby nie brzmiało zbyt formalnie / zbyt luźno / zbyt obcesowo".
Rozwiązanie
Stwórz sobie 3-4 prompty na różne sytuacje. Nie szablony - prompt. Wklejasz kontekst i dostajesz 3 warianty do wyboru. Przykład - prompt na potwierdzenie zamówienia:
Dane:
- Klient: [nazwa hurtowni]
- Zamówienie: [ilość] [towar], wartość [kwota] zł netto
- Termin dostawy: [data]
- Termin płatności: [data lub 'załącznik: faktura pro forma']
Wariant 1: krótki, formalny, tylko fakty
Wariant 2: z podziękowaniem za współpracę + konkretna wartość zamówienia
Wariant 3: z informacją o statusie realizacji (np. 'towar jest już w drodze z magazynu')
Każdy max 4 zdania. Bez marketingu."
To samo działa dla: odpowiedzi na zapytania ofertowe, reklamacji, maili po spotkaniu, prosby o referencje, upsellu do istniejącego klienta.
Efekt
- 30 minut pisania maili zamieniasz na 5 minut wybierania wariantu
- Masz 3 opcje zamiast zastanawiać się nad jednym zdaniem
- Warianty pokazują Ci lepsze ujęcie niż byś sam wymyślił (np. „z podziękowaniem za współpracę" brzmi lepiej niż „dziękujemy za zamówienie")
- Działa też na LinkedIn, SMS, WhatsApp do kierowców/magazynu
Zapamiętaj
Nie pisz szablonów. Napisz prompt. Kontekst zmienia się codziennie - prompt ogarnie, szablon nie.